Procesaanpak kabels en leidingen

Gemeente Enschede heeft bind gevraagd het optimale proces voor kabels en leidingen uit te werken en dit samen met de collega’s van de gemeente te implementeren. De doelstelling is: zelf aan zet in de eigen ondergrond.

Wij gaan altijd voor een resultaatgerichte aanpak. In dit geval betekende dit het analyseren van huidige proces en het schetsen van het optimale proces voor vergunningverlening kabels en leidingen. Hierbij was van belang dat dit ook past bij de organisatiestructuur van de gemeente Enschede. Een belangrijke randvoorwaarde was om maximaal gebruik te maken van bestaande applicaties en het proces zoveel mogelijk te digitaliseren. Van vergunningverlening tot en met toezicht en (financiële) afwikkeling. Het proces en de bijbehorende werkzaamheden zijn daarnaast vertaald naar de benodigde functieprofielen (HR21).

Vervolgens hebben wij een kwantitatieve analyse uitgevoerd om inzichtelijk te maken hoe de werkdruk over de stad verdeeld is. Hiermee hebben wij de indeling van werkgebieden geadviseerd, zodat een passende verdeling en continuïteit in werkzaamheden ontstaat.

Het nieuwe proces is in samenwerking met stakeholders/ gebruikers tot stand gekomen. We hebben alle benodigde documenten opgesteld om met het optimale proces te gaan werken. Dit zijn o.a. een procesplaat en -beschrijving, toetskaders en sjablonen voor een voorschouw en oplevering van het werk. Het nieuwe proces hebben wij tenslotte in meerdere presentaties uitgelegd aan alle betrokken stakeholders in het proces zoals wijkbeheerder, toezichthouders en vergunningverleners.

Momenteel ondersteunen wij de gemeente bij de verdere praktische implementatie van het proces in de organisatie. Ook ondersteunt een collega in de rol van toezichthouder om tijdelijk extra capaciteit op dit proces te faciliteren. Hierbij worden de adviezen uit de adviesrapportage opgepakt, zoals optimalisatie en gebruik software (MOOR) voor extra efficiëntie.

Om op projectmatige wijze aan de slag te gaan met betrokken medewerkers bij de gemeente en externe leveranciers is een mooie uitdaging. Samen aan de slag om een goed resultaat neer te zetten. Dat is samen met de gemeente Enschede zeker gelukt. De volgende stap, begeleiding in de verdere implementatie, is een mooie waardering voor het resultaat. Samen met de softwareleverancier Roxit (MOOR) zien we kansen om ook andere overheden te ondersteunen met de ervaringen die we in dit project hebben opgedaan.